Выполнение управленческих функций, взаимодействие между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией. Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.
Деятельность любого руководителя связана с выполнением следующих процедур и операций:
получение, проверка и обработка информации;
разработка и реализация решений;
контроль и корректировка их выполнения;
систематизация и хранение данных по выполненным решениям.
Основным способом реализации этой деятельности является осуществление коммуникаций (от лат. communicatio - буквально означает "общие" или "разделяемое всеми").
Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков. Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер - начальник цеха - директор) и по нисходящей сверху вниз (соответственно директор - начальник цеха -мастер).
Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации (торговый отдел - планово-экономическая служба - бухгалтерия) либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами (фирмами, ассоциациями, компаниями и др.).
Конкретная коммуникация характеризуется, как правило, совокупностью признаков. Например, рабочее собрание руководителей подразделений на предприятии можно квалифицировать как внутрифирменную, формальную, вертикальную, вербальную и невербальную коммуникацию.
Кроме того, в менеджменте коммуникации осуществляются разными методами, в связи с этим их можно разделить на следующие группы:
познавательные (для передачи или обмена данными);
экспрессивные (о чувствах, взглядах, оценках);
убеждающие (с целью влияния на клиента или наоборот);
социально-ритуальные (для обеспечения норм общения);
несловесные (любые другие).
Коммуникации в организации выполняют следующие функции:
информативные - передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;
мотивационные - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
контрольные - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
экспрессивные - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей.
Эффективность указанных коммуникаций различная. Так, данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных -20-25%, (т. е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.
Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха - около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения. Причин недостатков в коммуникациях множество, в составе которых можно выделить: недопонимание важности общения, ошибочную установку сознания (например, безразличие), погрешности в формировании сообщения, недостатки памяти людей, неудачный выбор средств обратной связи и другие.
Коммуникации можно рассматривать как коммуникационный процесс. При этом они отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление - представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм.
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации. Принята следующая типология коммуникаций:
коммуникации между организацией и внешней средой;
коммуникации между подразделениями;
коммуникации внутри подразделений по уровням производства и управления;
межличностные коммуникации;
неформальные коммуникации.
Коммуникация осуществляется путем передачи предложений, мнений, намеков или ощущений в устной или другой форме (письменная форма, жесты, поза, недосказанность и т. п.) с целью получения желаемой реакции.
При коммуникации ее участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определенными навыками и определенной степенью взаимного понимания.
Для управления важное значение имеет межличностная коммуникация, так как многие управленческие задачи решаются при непосредственном общении людей. Ее следует рассматривать как процесс, состоящий из нескольких этапов (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Коммуникационный процесс
На этапе отправления отправитель проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи участникам процесса, т. е. определяет себя как индивида ("кто я такой") и формирует смысл того, что хочет передать.
Далее информация, предназначенная для передачи, кодируется. Сначала выбираются носители информации (звук, свет, температура, запах, вкус, физические действия), которые затем организуются в определенную форму (речь, текст, рисунок, поступок и т. д.).
Таким образом формируется послание. При этом отправитель рассчитывает, что оно будет воспринято адекватно закодированному в нем значению.
Чем больше различий между тем, что передано и что получено, тем беднее коммуникация. Так, у профессионалов обычно возникают трудности в коммуникации с публикой, так как они кодируют значение в форме, понятной только людям их круга.
Послание посредством передатчика (человека, технического средства, химического или физического состояния) поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Как только передача послания или сигнала началась, в этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации. Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания.
Тот, кому было адресовано послание, называется получателем. Он осуществляет фиксацию полученного послания и раскодирование его в понятное значение. Под раскодированием подразумеваются восприятие послания, его интерпретация и оценка.
В основном послания бывают искаженными. Это связано с наличием в процессе коммуникации шума. Его основными источниками могут быть:
технические средства коммуникационного процесса;
организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости и т. д.). Так, искажение информации имеет место при ее передаче между функциональными подразделениями (закон информационной энтропии). При передаче информации через четыре уровня управления имеется высокая вероятность получения около 100% искажений от исходного сообщения.
Следует также заметить, что управленческая информация передается в основном с помощью естественного языка, который обладает информационной избыточностью. Кстати, информационная избыточность русского языка оценивается в 32%, что значительно больше таковой для многих других европейских языков. Информационная избыточность - источник искажения сути сообщения.
Все работники организации играют роль своеобразных фильтров в каналах связи. Сокрытие и искажение информации, ее селекция и фильтрация обнаруживаются буквально на каждом уровне иерархии.
Так, верхние уровни управления не желают расстаться с монополией на информацию, так как владение конфиденциальной информацией - важная прерогатива и средство власти.
Начальники, которые в той иди иной степени страдают комплексом неполноценности, не хотят судить о происходящем объективно, а тем более узнавать от подчиненных о своих ошибках и промахах.
У руководства организации есть и другие серьезные основания бояться утечки информации - это соображения экономической безопасности и защиты от промышленного шпионажа.
Нижние уровни организации также вносят свои искажения в коммуникативные процессы. Они не хотят, чтобы начальство ведало о допущенных промахах и неудачах, тем более о тех, которые, как им кажется, они могут исправить сами.
Потеря информации в формальных коммуникационных сетях велика. По данным К. Киллена, от центра до исполнителей в среднем доходит только 20% информации, а до начальников низовых подразделений - 50%, тогда как по горизонтальным неформальным связям заинтересованные сотрудники получают до 90% сведений о состоянии дел.
Таким образом, шум в системе управления присутствует всегда, поэтому на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение передаваемого послания. Менеджеру следует максимально преодолевать имеющийся шум и передавать смысл послания как можно точнее.
Последним этапом коммуникационного процесса является обратная связь при обмене участников процесса ролями. Весь цикл повторяется, но в другом направлении. Обратная связь - это ответ получателя на послание. Появляется возможность узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении. Обратная связь может быть выражена в иной кодовой системе, чем полученное послание. Так, часто на фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) или косвенная (повышение производительности труда).
Для осуществления процесса коммуникации используется коммуникационная сеть, т. е. соединение участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков. Данная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи формируются от начальника к подчиненным, горизонтальные - между равными по уровням индивидами или подразделениями. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и другими подчиненными.
Модель коммуникации Ласуэлла
Коммуникационный менеджмент: категориально-понятийный аппарат
Коммуникация – передача информации. Общение предполагает личное общение.
Коммуникационный менеджмент – это сфера менеджмента, занимающаяся проблемами управления системой коммуникации и управления с помощью осуществления коммуникации. (Шарков Феликс Изосимович)
Коммуникация – это обмен информацией между индивидами через посредства общей системы символов. Общая система символов – это язык.
Классификация коммуникации :
1. По субъектам (что изучаем):
Политическая
Корпоративная
Некоммерческая
Государственно-административная
Международная
2. По масштабам объектов (кто изучает):
Массовая
Групповая
Межличностная
3. По характеру объектов:
Внутренняя
Внешняя
Деловая (профессиональное общение характерно для узкой группы специалистов, а в деловом общении характерно статусно-деловое общение (все роли расписаны))
4. По вектору движения:
Горизонтальная (один уровень общения людей)
Вертикальная (элементы подчинения)
5. По используемому коду:
Вербальная (по средствам речи)
Невербальная
6. По соотношению прямой/обратной связи:
Иерархическая (нельзя перепрыгивать через голову начальника)
Демократическая (более свободный тип общения)
7. По характеру сообщения:
Деструктивная (она разрушает устоявшиеся формы отношений)
Конструктивная (сплачивает людей)
Нейтральная
Коммуникативный процесс – непрерывное взаимодействие участников коммуникации. В целях анализа и описания выделают дискретные единицы коммуникации (коммуникативные акты).
ДЗ: модель ласуэлла, классическая модель коммуникации. Модели коммуникационного процесса. Типологические модели коммуникационного менеджмента (Федотова). Теоретические подходы к определению понятия коммуникационный менеджмент. Найти всевозможные определения, сноски и титульный лист.
Это совокупность каналов, по которым осуществляются коммуникации в организации и образуют коммуникационную структуру управления.
Коммуникационная структура управления
1. По масштабам
Глобальная (охватывает организацию целиком)
Локальная (относится только к отдельной ее части)
2. По особенностям функционирования:
Централизованная (коммуникации только через одно центральное звено)
Децентрализованная (или полицентрическая) (значительная часть информации может идти в обход центрального звена).
Объектом в сфере управления является информация, и именно ее потоками связаны друг с другом звенья управленческой структуры. Информация в системе управления передается по коммуникационным каналам, т.е. линиям связи, возникающим между отдельными элементами управленческой структуры:
Подразделениями
Должностями
Помимо движения содержательной управленческой информации, с помощью коммуникационных каналов осуществляются управленческие и технические связи между элементами управленческой структуры.
09.03.2013 лекция
Коммуникационный менеджмент – это теория и практика управления социальными коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, с целью проведения оптимально благоприятных для организации коммуникационных процессов, формирование и поддержание имиджа, общественного мнения, достижения согласия, сотрудничества и признания.
Внутренний пиар (персонал, корпоративная культура) и внешний пиар (инвесторы, клиенты).
Коммуникация является элементом системы управления знаниями, связующим звеном в структуре интеллектуального капитала.
Поскольку экономические системы не могут развиваться без воспроизводства всех видов интеллектуального капитала, без обновления образовательного, культурного и научного потенциала, коммуникативный фактор в развитии экономических систем становится условием экономического прогресса и внутренним элементом устойчивого экономического роста.
Коммуникационный менеджмент включает:
Выявление целевых аудиторий
Разработка коммуникационных стратегий (долгосрочные планы)
Контроль коммуникации (внутри любой организации есть своя служба безопасности, кто кому что сказал)
Оценка эффективности коммуникации
Организация информационного трансфера и диалога
Формирование корпоративной философии
Здесь подхода. Японский подход – организация, как семья. Американская модель – ничего личного, каждый сам за себя.
Корпоративную философию мы продвигаем с запроса руководства.
Утверждение корректных коммуникаций в конфликтных ситуациях
Формирование и усиление доверия и симпатии
Разъяснение позиций и направление организации или персоны
Утверждение корпоративной идентичности
Сюда входят элементы корпоративной культуры, дресс-код и т.п.
Объекты коммуникационного менеджмента:
1) Клиент и потребители
2) Персонал организации
3) Инвесторы и акционеры
4) Органы власти и структуры местного самоуправления (коммуны)
Субъекты коммуникационного менеджмента:
Высшие должностные лица, принимающие стратегические решения по поводу развития организации.
Формирование коммуникационного менеджмента вызвано:
Растущей потребностью регулирования взаимодействия сотрудников
Сокращением дистанций между предприятием и его целевыми группами
Ростом социальной и экономической значимости, корпоративной идентичности и организационной культуры
Специализированные функции коммуникационного менеджмента:
1. Интегрирующая функция – обусловлена использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных технологий, инновационной активностью и творчеством.
2. Информационная функция – обусловлена знанием закономерности информационного обмена, который совершается для достижения какой-то практической цели, решения какой-то проблемы.
3. Контактно-устанавливающая функция – от ее реализации зависит успех коммуникативного замысла, поэтому требуется доскональное знание целевой аудитории.
4. Функция самопрезентации – реализуется при создании имиджа, репутации, которые в свою очередь могут и не соответствовать статусу и коммуникативной роли.
5. Ритуальная функция – используется в методах работы с персоналом (корпоративные празднества, награждения, чествование по поводу и т.д.), а также осуществляется при официальных церемониях.
6. Образовательная функция – исследующая коммуникативные навыки целевых аудиторий, реализующая на практике новые идеи, распространяющая достижения в области современной коммуникации.
Исходная информация
Информация искажена
Рис. 2. Препятствия на пути коммуникаций.
Особенно важно, чтобы в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. В организации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности производства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или плохая координация между подразделениями могут указывать на ухудшение коммуникаций.
Таблица 1 . Характеристика коммуникационных сетей
Существуют различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного Фактора, например от качества и объема информации. На рис.3 показаны четыре типа коммуникационных сетей. Экспериментальные данные показали, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой другую крайность: она менее активна, имеет определённого лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Нужно упомянуть и о многоканальной сети, представляющей собой то же колесо, но со связью между подчинёнными.
Очевидным становится то, что структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворённости её членов. Она является важным компонентом в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач. С этих позиций структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных группах она оказывается эффективной, а других - нет.
Между менеджерами выработалась тенденция сообщать вышестоящим руководителям только положительную информацию. желание сообщать только хорошие новости или же то, что руководитель хочет услышать. также приводит к искажению реальной информации.
В настоящее время потоки информации столь велики, что может
произойти перегрузка информационного канала. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен
приводят к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он отсеивает ту информацию, которая ему кажется менее важной. Но это личная точка зрения. У другого руководителя она может оказаться иной.
Преградой в эффективности коммуникационного процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей разная. Если взаимосвязь структурных элементов продумана плохо, уменьшаются возможности эффективного управления.
Чем больше уровней управления, тем большая вероятность информационных искажений в связи с корректировкой и фильтрацией сообщений на каждом уровне. Отрицательное влияние на коммуникационный процесс могут оказывать плохие отношения между подразделениями предприятий, а также конфликтные ситуации между ними и отдельными работниками.
Объемы информационных потоков регулируются только в тех случаях, когда руководители Различных уровней хорошо себе подставляют, какая информация необходима для эффективного управления и что значит "слишком мало" или "слишком много" в информационном обмене. Информационные потоки поставлены в прямую зависимость от целей, понимаемых решений и способа оценки работы руководителя или руководимого им подразделения, поэтому на различных
уровнях управления требуются разные объемы информации.
Управленческие действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчинённых для обсуждения производственных вопросов. Те же вопросы могут обсуждаться на общих собраниях коллектива подразделения или еженедельных совещаниях.
Как и в межличностном обмене информацией, в организационных
коммуникациях огромное значение имеют системы обратной связи, которые являются частью контрольно - управленческой информационной системы. Примером обратной связи может быть направление представителей отделов и служб для обсуждения отдельных вопросов
в подразделения организации или командировки этих представителей на другие предприятия и в организации. Подобным образом руководитель организации или её подразделения может посетить цех или производственный участок, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. в данном случае он преодолевает разрыв между собой и подчинёнными. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листам, по заранее продуманной системе или без неё.
Для улучшения процесса поступления информации на верхние
уровни управления применяется система сбора предложений. предусматривается, что подавать идею по совершенствованию любого управленческого решения может каждый работник предприятия. На многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке. Недостатком такого способа является то, что
предложения не всегда рассматриваются, а если рассматриваются, то
принятые предложения не стимулируются.
Более эффективный способ-это адресные предложения с гарантией стимулирования. Иногда предприятия устанавливают телефонную
связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются
в специальных бюллетенях. Вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах группы работников и менеджеров.
Крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию Управленческих отношений и перспектив развития организации.
Важным современным средством информационного обеспечения
является видеозапись. Видеоленты демонстрируют раз в квартал. Они
содержат как производственную, управленческую,так и финансовую
информацию и позволяют работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях и организации в целом.
1.4. Развитие информационных технологий. Их роль в совершенствовании коммуникационного процесса.
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий.
Развитие информационных технологий - переход от технологии обработки данных и технологиям обработки знаний.
Новые информационные технологии включают:
Новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров /ПЭВМ/ и, специализированных Рабочих мест;
Новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
Технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
Новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными -формами представления моделируемых ситуаций
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
О широких возможностях -новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.
Функции новых информационных технологий следующие:
Общая обработка документов, их верификация и оформление;
Локальное хранение документов;
Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами;
Поддержка, способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;
Электронная почта;
Персональная обработка данных;
Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
Обмен информацией между базами данных;
Ведение персональных, баз данных;
Управление ресурсами;
Контроль исполнения;
Контроль автоматической корреспонденции;
Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;
Передача данных;
Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
Моделирование решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;
Автоматизированное обучение;
Служба консультаций;
Обмен локальной и персонализированной информацией;
Служба видеотекста;
Обмен и интеграция программных средств;
Перенос документов с одного носителя на другой;
Полиграфическое оформление документов;
Телефонные и телевизионные совещания;
Групповой контакт через терминалы.
Информационная технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации
Каждая из перечисленных в определении информационной технологий фаз преобразования; и использования информации. Реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.
Информационные, технологии реализуются в автоматизированном и традиционном; бумажном, видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.
Новая информационная технология /компьютерная информационная технология/ - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет постичь поставленную пользователем цель.
Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.
Основные характеристики новых информационных технологий . Таблица 2.
|
методология |
Основной признак |
результат |
|
Принципиально Новые средства Обработки информации |
«встраивание» в технологию управления |
Новая технология коммуникаций |
|
Целостные технологические системы |
Интеграция функций специалистов и менеджеров |
Новая технология обработки информации |
|
Целенаправленные создания, передача, хранение и отображение информации |
Учет закономерностей социальной среды |
Новая технология принятия управленческих решений |
Если paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными; информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.
Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость
процессов использования информационного ресурса, надёжность и
оперативность процесса обработки информации, качество получаемой
информации.
Появление больших производственных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования "электронной" или "компьютерной " технологии. известно, информационная технология управления должна содержать как минимум три важнейших компонента обработки информации: Учёт, анализ и понятие решений. Эти компоненты Реализуются в "вязкой " среде - бумажном "море" документов, которое становится с каждым годом всё более необъятным.
Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини-и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляются удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной подготовки /диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п./. Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.
Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную
деятельность, организационно -технологические процессы. Вce большая
часть работ пои составлении планов передается компьютеру. При
этом существенно повышается качество планов, разработанных с
использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.
СТУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ АО «SIGMA» Приложение №1
Утверждаю:
Генеральный директор АО «SIGMA»_____________А.С.Ницу
Приказ№_________от ____»_________________200____
Приложение 2
А Н К Е Т А
Просим вас ответить на следующие вопросы.
Спасибо за содействие!
1.Приходится ли Вам выполнять следующие работы более низкой квалификации / заполняется руководителями и специалистами/?
2.Что из перечисленных работ входит в круг Ваших обязанностей /укажите цифры/?
3. Какие, Вы считаете, надо принять меры, чтобы у квалифицированных работников таких отвлечений не было /передать эти работы специальному подразделению, иметь в отделе машинистку, оформителя
4. Приходится ли Вам выполнять работы за других сотрудников Вашего отдела /бюро/ , не входящие в круг Ваших непосредственных обязанностей / да-1, нет - 0 / ? Если да, по какой причине /обведите кружком цифры ответа, можно несколько/ :
а. неправильного планирования работы
/по времени и объему/ 1
б. неправильного распределения обязанностей
за работниками в отделе 2
в. отсутствия строгого закрепления обязанностей
за работниками 3
г. Недостаточной квалификации отдельных
работников 4
д. отвлечения работников на общественную
е. отвлечения работников на хоз-работы 6
ж. занятости или часто отсутствия
руководителей рабочего отдела 7
5. Как часто Вас отвлекают от основной работы?
6. Причины отвлечений от работы:
а. совещания /внеплановые/ 1
б. общественная работа в рабочее время 2
в. вызов к руководителю 3
г. Вызов в цеха и другие отделы 4
д. другое /указать, что/ 5
7. Период, в которой чаще всего бывает отвличения
8. Снижают ли производительность Вашего труда следующие факторы:
а. шум в рабочем помещением 1
б. недостаток площади 2
в. неудачная планировка рабочих мест 3
г. Недостаточная освещённость 4
д. Недостаточная вентиляция 5
е. плохие условия 6
ж. напряженность в коллективе 7
з. отсутствие или недостаток необходимых
приборов, канцелярских принадлежностей,
заготовленных форматов 8
и. неправильные отношения между работниками 9
к. недостаток справочной литературы в отделе,
на рабочем месте 10
л. Неправильный режим рабочего дня 11
Какими средствами оргтехники Какими средствами оргтехники
Вы пользуетесь? Вы считаете, необходимы отделу
дополнительно /отметьте знаком/
а. логарифмическая линейка 0 0
б.микрокалькулятор
электронный 1 1
в. персональный
компьютер
г. чертёжные приборы,
приспособления 3 3
д. чертежи, заготовки,
аппликации 4 4
е. диктофон 5 5
ж. конвертоклеечная
машина 6 6
з. печатная машинка 7 7
10. Достаточна ли для работы поступающая к Вам информация?
Да-1. Нет-0
11. Если нет, то каковым недостатки в обеспечении Вас необходимой информацией /можно отметить несколько причин/:
а. недостаточное количество экземпляров. 1
б. хранится в месте, неудобном для пользователя. 2
в. отсутствует информация и подборки по
конкретным темам 3
д. недостаток литературы по отечественному
и зарубежному опыту 5
е. снабжение информацией не упорядочено 6
ж. несовременное поступление информации 7
12. Что по Вашему мнению, необходимо для улучшения обеспечения информацией в Вашем отделе, предприятии:
13. Какой режим труда и отдыха применятся у Вас в отделе?
а. длительные периоды работы и длительный отдых
б. короткие периоды работы /1-1,5ч/ 1
и короткие перерывы /5 мин/ 2
в. не придерживаются какого-либо регламента 0
Приложение 3
Предлагаемая организационная структура управления.
Коммуникации в системе управления
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
ВЫПУСКНАЯ КАВЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Коммуникации в системе управления организацией на примере ООО «СВК-Чита»
ВВЕДЕНИЕ
2.2 Анализ внешней и внутренней среды организации
2.3 Исследование существующих коммуникативных связей в организации
3.2 Конкретные способы совершенствования информационного обмена в ООО «СВК-Чита»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Процессы коммуникации, в которых учувствуют работники аппарата управления, являются жизненно важным связующим звеном между руководителем и его подчинёнными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчинённых, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.
Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельные индивидуумам и институтам за её пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.
Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.
Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.
Проблема совершенствования коммуникативных связей в организации приобретает все большее значение при разработке эффективных систем управления. В тоже время сегодня многочисленные попытки оказания помощи руководителям предпринимательских и общественных организаций в обретении совершенных коммуникативных связей в организации базируются в основном на выработке субъективно обусловленных элементов его структуры. В основном у субъекта вырабатывается некий стандартный комплекс системы управления и нововведениям направленным на усовершенствование коммуникативных связей в организации, не отводится должного внимания.
Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью решения целого ряда теоретико-методологических проблем, связанных с возможностью переосмысления и предложения в современных условиях программы совершенствования коммуникативных связей в организации. Настоящая дипломная работа выполнена на примере ООО «СВК-Чита», которая занимается оптовой, мелкооптовой торговлей пивной продукций и продуктов питания с доставкой.
Объектом исследования является коммуникации в организации ООО «СВК-Чита».
Предметом исследования является деятельность организации, анализ существующих коммуникаций организации «СВК-Чита»
Цель дипломной работы - исследование и совершенствование коммуникативных связей в организации посредством различных методов.
Для достижения указанной цели в работе потребовалось решить следующие задачи:
· Определить сущность теоретических аспектов понятия коммуникационные связи
· Определить уровни
· Рассмотреть элементы и методы исследования и совершенствования коммуникативных связей в организации.
· Исследовать существующие коммуникации в организации
· Дать организационно-правовую характеристику организации
· Провести анализ факторов внешней и внутренней среды
· Определить оценку существующих коммуникационных связей в организации
· Разработать направление программы, повышающей уровень коммуникационных связей в организации.
В процессе дипломного исследования применялись общенаучные методы: анализа и синтеза, сравнения, системного подхода; экономико-статистические методы сбора и обработки информации; методы экономико-математического моделирования.
Цель и задачи исследования определили объем и структуру работы.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, состоящего из источников и приложения.
Во введении обоснована актуальность выбранной темы, обозначены цель и задачи исследования. Приведена структура дипломной работы.
В первой главе «Коммуникации в системе управления организацией» рассмотрены сущность коммуникаций в организации, виды, формы и методы управления коммуникационным процессом в организации, так же рассмотрены коммуникационные барьеры и пути их преодоления, решения.
Во второй главе «Анализ деятельности предприятия ООО «СВК-Чита» представлена организационно - правовая характеристика ООО «СВК-Чита», показана управленческая структура фирмы, основные экономические показатели деятельности. Сформулированы миссия и цели деятельности организации, изучены коммуникации с внешней средой и выявлены возможные трудности. Наибольшее внимание уделено анализу внутренней среды: деятельности персонала, коммуникативным связям внутри организации. Представлено исследование существующих коммуникативных связей в организации, сделаны выводы о предложении нововведений и совершенствований коммуникаций, которые будут способствовать повышению доходности организации и общему росту.
В третьей главе данной работы представлены предложения и рекомендации по совершенствованию коммуникативных связей в организации.
В заключении сформулированы краткие выводы по проведенному исследованию.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИИ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
1.1 Понятие, виды и формы коммуникационного процесса в организации
В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.
Коммуникация- это в первую очередь обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формирования имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией - важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности.
Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умение вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма, отчеты, участвовать в совещаниях и т.д.
Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешне окружение.
Существуют межличностные и организационные виды коммуникаций, последние в конечном счете тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные.
Устные коммуникации выступают в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка, и символом кодирования информации здесь является устное слово, речь и невербальная информация (жест, мимика, выражение лица, улыбка, интонация и другая несловесная информация). У такого вида коммуникации два основных преимущества:
1) она проста для использования, не требует специальной подготовки и средств связи;
2) обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией между отправителем и получателем через заданный вопрос, высказанное согласие, жест, голос и другую невербальную информацию.
Эта информация передает мысли и ощущения гораздо более эффективно, чем любые, самым тщательным образом подобранные слова. Недостатками устных коммуникаций являются:
1) невозможность хранения информации, так как такие коммуникации не оставляют документов, записей, заметок;
2) возникновение определенных барьеров на пути устных коммуникаций, которые приведут к неточностям, ошибкам, непониманию.
В качестве таких барьеров назовем: разное восприятие, стереотипы, неумение слушать, семантические и невербальные.
Восприятие - это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. Восприятие влияет на ожидания людей. Люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее.
На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми. И, наоборот, информация, противоречащая нашему опыту, ценностям, установкам, зачастую либо полностью отторгается, либо воспринимается частично, либо искажается в соответствии с опытом и представлениями. Помогает преодолеть этот барьер и активное слушание как способ доведения реакции на сообщаемую информацию (демонстрация интереса, задавание вопросов, краткий пересказ сказанного и другие формы обратной связи с отправителем для завершения коммуникационного цикла).
Стереотипы - это устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «Как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают утвердительно.
Неумение слушать является серьезным барьером на этапе принятия сообщения. Чтобы понять сообщение, его надо услышать. Под умением слушать понимают навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их значения. Только тогда получатель имеет возможность дать адекватный ответ исходному отправителю, т. е. создать обратную связь и замкнуть коммуникативный круг. Умение слушать требует от человека внимания, энергии и опыта.
В управленческой литературе приводятся некоторые советы по эффективному слушанию:
1) перестаньте говорить, не перебивайте говорящего;
2) создайте говорящему непринужденную атмосферу, находите интересные темы;
3) покажите говорящему, что вы готовы слушать;
4) будьте терпеливы, отзывчивы;
5) задавайте вопросы, поддерживайте в собеседнике интерес;
6) не допускайте споров и критики, оценивайте суть, а не слова.
Семантические барьеры связаны с разным значением одних и тех же слов, предложений. Это особенно касается резюме, технических и узкопрофессиональных терминов. Поэтому менеджеру надо добиваться понимания того смысла, который он вкладывает в слова. Например, слово «организация» означает и предприятие, учреждение, и процесс их проектирования. Исследования показали, что рабочие и менеджеры придают неодинаковые значения таким словам, как стимулы, сотрудничество, доверие, прибыль, затраты-выгоды, бюджет и др. Поэтому менеджер должен использовать уточнения, расшифровку употребляемых терминов, по возможности исключать двусмысленные слова, фразы.
Невербальные преграды вызваны неверным использованием в коммуникации любых символов, кроме слов. Такими символами являются: жесты, выражение лица, движения глаз, прикосновения, позы, интонация, дистанционная близость в общении и др. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Один и тот же вопрос «У вас есть идея?», заданный с разной интонацией: заинтересованно, одобряюще и угрожающе, даст разное его восприятие. Во многих случаях более важно то, как мы говорим, чем то, что мы говорим. Поэтому неверные невербальные символы часто полностью подавляют вербальные. Отсюда вывод: нужно добиваться, чтобы невербальные символы соответствовали смыслу сообщения, которое передается. В противном случае возникает «шум», который препятствует правильному пониманию информации.
Вторым видом межличностных коммуникаций являются письменные коммуникации в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа и др., где символом кодирования информации выступает письменное слово. Преимущества письменных коммуникаций:
1) большая точность и тщательность при формулировании сообщений;
2) возможность хранения информации. Недостатки в том, что они:
1) требуют больше времени на сбор, обдумывание и формулирование сообщений;
2) препятствуют установлению обратной связи и обмену информацией.
При выборе вида межличностных коммуникаций можно руководствоваться правилом: устная коммуникация предпочтительней при персональном, новом, нерутинном, двусмысленном, эмоциональном и кратком сообщении (личные встречи, беседы, телефонный разговор), а письменная обычно более эффективна при обезличенных, простых, рутинных и длинных посланиях (официальное письмо, докладная записка, электронная почта).
Еще можно добавить, что для усиления преимуществ каждого из этих видов их можно комбинировать. Например, короткий телефонный звонок позволяет предупредить о времени совещания и получить немедленный ответ, а напоминающая записка о времени и повестке дня гарантирует, что получатель не забудет о совещании, подготовится к нему и придет. Современные средства связи: мобильные телефоны, факсы, компьютерные сети -- стирают различия между устной и письменной формами коммуникаций и делают каждую более эффективной.
Традиционно выделяют четыре основные формы организационных коммуникаций, это:
1) коммуникация с внешней средой;
2) вертикальные коммуникации в рамках организации;
3) горизонтальные коммуникации внутри организации;
4) неформальные коммуникации;
Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форме.
Коммуникации с внешней средой - это обмены информацией между организацией и внешней средой. Любая организация существует не изолировано, а во взаимодействии со внешней средой. И от того, какие факторы этой среды(потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и тд.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.
Вертикальные коммуникации осуществляются по нисходящей или восходящей формальным линиям между руководителями и подчиненными и могут вовлекать в процесс обмена информацией несколько уровней в организации. По нисходящим коммуникациям передаются сообщения о целях и стратегиях, текущих задачах, новых процедурах и правилах, должностных инструкциях и предстоящих изменениях в организации, обратная связь по результатам деятельности и др. По восходящим коммуникациям поступают сообщения о возникающих проблемах, идеях и предложениях, отчеты о результатах деятельности и другая контрольная информация, жалобы и просьбы и т. д.
Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сообщениями между разными отделами, подразделениями, находящимися на одном уровне в организации, и между коллегами по работе внутри этих подразделений. Цель этих коммуникаций - координация и кооперация работы взаимосвязанных подразделений, решение проблем внутри отделов, консультирование друг друга. Для согласования работы разных подразделений иногда создаются специальные группы, комитеты, комиссии, назначаются консультанты, создаются матричные структуры, в которых большую роль играют горизонтальные связи.
Неформальные коммуникации не связаны ни с формальными каналами, ни с иерархией в организации. Они возникают спонтанно, не по предписанию руководства, являются случайным обменом информацией между людьми при встрече и соединяют всех сотрудников организации. Существует два типа неформальных каналов: слухи («виноградная лоза») и «выходы в народ». Слухи представляют собой непроверенные сведения, обычно циркулирующие внутри организации (внутренние толки) или во внешней среде организации (внешние толки). Слухи позволяют сотрудникам восполнить информационный вакуум, уточнить решения руководства. Они активизируются, когда в организации происходят перемены, ощущается возбуждение, беспокойство или когда ухудшается экономическая ситуация. .
1.2 Управление процессом коммуникации в организации
Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управлении.
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.
В процессе коммуникации выделяют четыре базовых элемента:
1. Отправителя - лицо, являющееся создателем идеи, собирающее информацию для передачи и передающее её другому лицу.
2. Сообщение - закодированная с помощью символов информация, подлежащая дальнейшей передаче.
3. Канал передачи информации - это средства и способы передачи информации.
4. Получатель - лицо которому предназначена передаваемая информация.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
ь Зарождение идеи.
ь Кодирование и выбор канала.
ь Передача.
ь Декодирование.
Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов.
Зарождение идеи является начальным этапом коммуникационного процесса, на котором отправитель информации принимает решение о том, что идею или информационное сообщение необходимо сделать предметом обмена. На этом этапе большое значение придаётся формированию и формулированию значения. На этапе зарождения идеи сама идея, являющаяся в дальнейшем предметом обмена, ещё не преобразована в слова, не приобрела той формы, в которой будет передана. Отправитель решил только, какую именно концепцию, идею сделать предметом обмена информацией. У отправителя должна возникнуть уверенность в необходимости передачи информации, уместности и актуальности передаваемых идей с учётом конкретной ситуации и цели.
Кодирование, работы на этом этапе заключается в том, что отправитель с помощью символов кодирует передаваемую информацию, используя для этого вербальные и невербальные символы. В процессе кодирования идея приобретает доступную и понятную форму сообщения. В качестве кодирующего языка выступает не только какой-то конкретный язык, но и термины, профессионализмы.
После завершения кодирования выбирается канал передачи, соответствующий типам символов, используемых для кодирования. К таким каналам можно отнести передачу информации с помощью речи, письменных материалов, а также электронных средств связи, включая компьютерную сеть, электронную почту, видеофильмы и др. Канал, используемый для передачи информации, должен точно соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, в противном случае обмен информацией будет менее эффективно.
При выборе канала не следует ограничиваться только одним каналом, можно использовать сразу несколько каналов. Максимальный эффект может быть достигнут при использовании двух или большего числа средств коммуникации. Практика показывает, что одновременное использование сообщений в устной и письменной форме всегда эффективнее.
Передача информации заключается в использовании выбранного канала для доставки сообщения получателю. Речь идёт о физической передаче сообщения, которая является одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтоб донести идею до получателя.
Этап получения включает в себя декодирование. Декодирование представляет собой перевод символов отправителя в мысли получателя. Информация, передаваемая отправителем, должна быть передана получателю с минимальными потерями в смысловом значении, так и в своём объёме. Когда информация передаётся от руководителя нижестоящим сотрудникам, необходимо проверить, выполнено ли то что от них требовалось, и насколько полно это сделано, т.к. это в некоторой степени является показателем качества полученной ими информации. Если передаваемая информация получена с искажением или же не полностью, можно повторить передачи, изменив при этом вид кодировки и канал.
Обратная связь это ответ на полученную информацию или идею. Она заключается в выполнении поставленных целей, ответе на поставленные вопросы, передачи сообщения в ответ.
1.3 Модель коммуникативных связей в организации
Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий (рис. 1). Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.
Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе людей с помощью информационных потоков. Посредством сети коммуницируют члены группы. От того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью. Основными сетями являются «звезда» («колесо»), «шпора» и «круг» («всеканальная»). Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Выбор той или иной коммуникационной сети зависит от задач, которые стоят перед группой, желаемых результатов, времени, мотивации и квалификации работников и других факторов.
«Звезда». В такой сети руководитель контролирует деятельность подчиненных. Число каналов может быть различным, но всегда есть центр, к которому они сходятся.
Преимущества «звезды» в следующем:
1) есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;
2) «звезда» устойчивее других сетей, вся официальная информация исходит из центра и идет к центру;
3) позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;
Рис. 1. Модель коммуникационного процесса
4) здесь больше порядка, точности в выполнении заданий, так как центр контролирует всю сеть. Но если в центре некомпетентный человек, «звезда» становится неэффективной. Поэтому главное значение в «звезде» имеет выбор лидера. Основным недостатком «звезды» считается ее жесткость, невозможность проявления инициативы подчиненных. Ни в одной другой сети система подчинения не выражена столь ярко, и, чтобы работа здесь шла гладко, она должна строжайше соблюдаться. Поэтому качество работы такой сети определяется в центре. Оно не может быть выше уровня работы руководителя.
«Звезда» является централизованной сетью и наиболее эффективна для решения простых, текущих задач.
«Круг» можно назвать полной противоположностью «звезды». Члены группы свободно общаются между собой, в равной степени обрабатывают информацию и принимают решение. Здесь полностью отсутствует формальный лидер, контролирующий деятельность сети. Это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие.
Преимущества «круга» в том, что он:
1) формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую мотивацию и активность ее участников;
2) воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;
3) ограничивает «просеивание» информации;
4) благоприятствует творческой работе;
5) имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.
Недостатки «круга»:
1) может возникнуть феномен «группового мышления»;
2) возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;
3) возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.
«Круг» наиболее эффективен для решения сложных творческих задач.
«Шпора» внешне похожа на «звезду», это тоже централизованная, жесткая сеть, но есть отличия: в структуре «шпоры» три уровня, а не два, как в «звезде». Человек в центре по-прежнему занимает руководящее положение, но имеет своего начальника. Точка Б - центр реальной власти в «шпоре». Этой властью можно пользоваться в интересах А, в интересах Б или в интересах рядовых работников, находящихся на концах лучей. Б сохраняет свои позиции, пока удовлетворяет А. Главной проблемой такой сети является подбор человека на позицию Б.
Вторичными коммуникационными сетями являются: «тент», «палатка» и «дом» (рис. 2)
Рис. 2. Вторичные коммуникационные сети
«Тент» - очень распространенная, сильная и устойчивая, как «звезда», коммуникационная сеть. Имеет минимальное количество неофициальных взаимодействий работников.
«Палатка» возникает из «тента», когда формально устанавливается канал Б - В (он может существовать неофициально с ведома А). «Палатка» образуется, когда руководитель А решает, что его старшим подчиненным необходимо согласовывать свои действия и дела, представляющие взаимный интерес, прежде чем передавать их ему наверх. Такая сеть может быть очень эффективной и действенной структурой, если четко определить права и обязанности Б и В.
Когда в «палатке» возникает новый официальный канал б - в, получается «дом». Это полностью замкнутая система, где каждый может связаться с любой другой точкой по нескольким каналам, при этом не обязан следовать обычной установленной цепочкой команд.
Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых.
С организационной точки зрения «дом» может оказаться самой опасной из всех информационных сетей из-за множества официальных каналов, по которым от одного к другому передается информация.
Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше.
Свободный обмен информацией между людьми, которые могут извлечь из этого пользу - это хорошо, но когда непосредственный обмен ведет к «короткому замыканию» потока или информация не попадает к тем, кто должен ее получить, - это плохо.
Итак, коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.
Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.
1.4 Преодоление коммуникационных барьеров в организации
В условиях человеческой коммуникации могут возникать специфические коммуникативные барьеры. Коммуникативные барьеры существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.
Рассмотрение межличностных барьеров сосредоточено на:
Восприятии;
Семантике;
Обмене невербальной информацией;
Некачественной обратной связи;
Плохом слушании.
Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.
Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации.
Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем.
Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.
Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Этот момент имеет огромное значение для коммуникации.
Все выше сказанное можно отнести и к невербальным символам. Действительно, ведь люди в силу своих различий могут интерпретировать разные невербальные символы такие, как улыбка, мимика, жесты, взгляды, позы и т.д., совершенно по разному, а следовательно, будет возникать шум в процессе коммуникаций.
Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения.
Еще одним барьером может выступать неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного, сосредоточенного слушания. Как показали исследования, управляющий, по сути дела, слушает лишь с 25%-й эффективностью. Согласно другому исследованию, эффективное слушание является важнейшим качеством эффективно функционирующего менеджера.
Важно уметь слышать конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты -- нужно прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств -- это выслушивание сообщения полностью. Поступая так, вы расширяете свои возможности понять ситуацию и даете знать об уважительном отношении к тому, что в действительности говорящий человек старается передать вам.
Теперь рассмотрим преграды в организационных коммуникациях.
Искажение сообщений - одна из проблем организационных коммуникаций, состоящая в изменении смысла сообщения. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин:
Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.
Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного уровня на другой уровень организации направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед направлением в разные сегменты организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания. Согласно одному исследованию, лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% --до начальников цехов и 20% -- до рабочих.
Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией.
Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.
К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.
1.5 Развитие информационных технологий, их роль в совершенствовании коммуникационного процесса
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий.
Развитие информационных технологий - переход от технологии обработки данных и технологиям обработки знаний.
Новые информационные технологии включают:
Новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров /ПЭВМ/ и, специализированных Рабочих мест;
Новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
Технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
Новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными -формами представления моделируемых ситуаций
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.
Функции новых информационных технологий следующие:
Общая обработка документов, их верификация и оформление;
Локальное хранение документов;
Обеспечение сквозной доступности документов без их дубли-рования на бумаге, дистанционная и совместная работа служа-щих над документами;
Поддержка, способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;
Электронная почта;
Персональная обработка данных;
Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
Обмен информацией между базами данных;
Ведение персональных, баз данных;
Управление ресурсами;
Контроль исполнении;
Контроль автоматической корреспонденции;
Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;
Передача данных;
Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
Моделирование решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;
Автоматизированное бучение;
Служба консультаций;
Обмен локальной и персонализированной информацией;
Служба видеотекста;
Обмен и интеграция программных средств;
Перенос документов с одного носителя на другой;
Полиграфическое оформление документов;
Телефонные и телевизионные совещания;
Групповой контакт через терминалы.
Информационная технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации
Каждая из перечисленных в определении информационной технологий фаз преобразования; и использования информации. Реализуется с помощью специфической технологии, в этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.
Информационные, технологии реализуются в автоматизированном и традиционном; /бумажном/, видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.
Новая информационная технология / компьютерная информационная технология/ - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет постичь поставленную пользователем цель.
Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.
Если paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными; информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.
Таблица 1
Основные характеристики новых информационных технологий
Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надёжность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.
Появление больших производственных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования "электронной" или "компьютерной" технологии, известно, информационная технология управления должна содержать как минимум три важнейших компонента обработки информации: Учёт, анализ и понятие решений. Эти компоненты Реализуются в "вязкой " среде - бумажном "море" документов, которое становится с каждым годом всё более необъятным.
Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини-и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляются удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной подготовки /диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п. / Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.
Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы. Вce большая часть работ пои составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.
Кроме того, чётно согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.
В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций /участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях/, оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами.
Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.
Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - "электронногоофиса". Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.
Отличительной чертой перехода к "электронному офису" является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую и передают её от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации /если и не вкрадется ошибка или не помешает шум/. тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.
В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления (рис. 3).
Заканчивая теоретическую главу данного исследования, можно сделать следующие выводы.
Коммуникационный процесс представляет собой необходимую предпосылку становления, развития и функционирования всех социальных систем, потому что именно он обеспечивает связь между людьми и их общностями, делает возможной связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Именно посредством коммуникации осуществляется управление, поэтому она представляет в добавление ко всему сказанному и социальный механизм, с помощью которого возникает и реализуется власть в обществе.
Рис. 3. Типичная организация электронного офиса
Коммуникация представляет собой сложный многокомпонентный процесс. Основными его компонентами являются:
1. субъекты коммуникационного процесса-отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);
2. средства коммуникации - код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);
3. предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);
4. эффекты коммуникации - выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.
коммуникационный процесс информационный технология
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «СВК-ЧИТА»
2.1 Краткая характеристика и анализ основных технико-экономических показателей деятельности ООО «СВК-Чита»
Торговая компания ООО «Сибирско-Восточная компания» далее ООО «СВК-Чита», а ранее ООО Сервико была зарегистрирована 10 октября 1993 года, но своим Днем рождения считает 30 сентября 1993 года. Название компании произошло от имен ее основателей и учредителей «СЕРгей и ВИКтор».
На протяжении шести лет компания являлась официальным дистрибьютором ЗАО «Иркутскпищепром» и занималась реализацией только иркутского пива.
В настоящее время ООО «СВК-Чита» работает на всей территории Иркутской и Читинской областей, республике Бурятия и в Красноярском крае.
С ноября 2002 года филиал работает в Чите.
Основными видами деятельности компании «СВК-Чита» являются: оптовая, мелкооптовая торговля пивной продукции и продуктов питания с доставкой.
Миссия «СВК-Чита»: Быть быстроразвивающейся компанией и занимать лидирующее положение в сфере своей деятельности. Увеличивать число рабочих мест, поддерживать уверенность сотрудников в своем светлом будущем и в рост своего благосостояния.
Главная цель предпринимательской деятельности - получение прибыли или, точнее максимизация прибыли. Другие цели ООО «СВК-Чита»: утвердить и усилить позиции организации на рынке г. Читы, стать самой конкурентоспособной компанией, двигаться в направлении расширения числа обслуживаемых рынков, повышать прибыльность за счет управления запасами и улучшения качества продукции и др.
Адрес компании: 672020, г. Чита, ул. Промышленная, 1.
Директор филиала ООО «СВК-Чита» в г. Чита является Бобовский Евгений Леонидович. Структура управления организацией представлена на рисунке 4.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 4. Организационная структура ООО «СВК-Чита»
Организационная структура данной организации является линейно-функциональной, горизонтальная и вертикальная дифференциация средняя, при высоком уровне централизации и формализации. Деятельность работников формализована согласно разработанной документации и стандартов предприятия. Принятие тактических решений децентрализовано, а стратегические решения всегда принимаются централизовано.
В указанной организации стиль власти можно сказать авторитарный, т.е. преобладает центризм в принятии решений, контроль со стороны руководства происходит постоянно на всех уровнях деятельности организации, цели определяются «сверху» связи поддерживаются через цепочку команд.
Организационная структура торгового отдела в компании «СВК-Чита» обусловлена делением по территориальному признаку и по категориям клиентов. Таким образом, в компании «СВК-Чита» существует два отдела один из которых обслуживает город, а другой - регион. Каждый из которых в свою очередь делится по категориям клиентов и по ассортименту продукции-пиво, соки, СНЭК.
С октября 2005 года на базе компании «СВК-Чита» создаются агентские проекты таких компаний как ЗАО «Пивоварня Москва-Эфес», ООО «Хейнекен», ООО «Саб Миллер», «Дирол Кэдбери», ОАО «Сады Придонья», ОАО «Лебедянский» и другие.
Общее предлагаемой на рынок продукции более 3 000 тысяч наименований.
На сегодняшний день коллектив ООО «СВК-Чита» состоит из 90 человек, каждый работник выполняет собственные функциональные обязанности (табл. 2):
Таблица 2
Обязанности и ответственности сотрудников ООО «СВК-Чита»
|
Наименование должностей |
Кол-во человек |
Функциональные обязанности и ответственность работников |
|
|
Руководитель |
Обязанности: подписывает договоры купли-продажи, приказы о назначении на ту или иную должность или освобождение от нее. Осуществляет организационное руководство всей компании в целом. Отвечает за: деятельность всей компании в целом |
||
|
Коммерческий директор |
Обязанности: контроль за финансами ресурсами, контроль за реализацией продукции. Отвечает за: результаты и эффективность деятельности организации в целом. |
||
|
Директор по региональным продажам |
Обязанности: планирование отдела продаж, осуществлять постановку задач руководителям отделов. Отвечает за: работу торговых отделов, за выполнение планов и задач |
||
|
Менеджер по персоналу |
Обязанности: подбор персонала в организации, оформление документов необходимых при приеме на работу. Отвечает за: обеспечение персоналом организации |
||
|
Маркетолог |
Обязанности: исследование фактов, влияющие на потребительский спрос, соотношение спроса и предложения на определенный товар, проведение маркетинговых мероприятий |
||
|
Оператор |
Обязанности: выполняет, заполняет путевые листы и товарно-транспортные накладные, выполняет отдельные поручения непосредственного руководителя. Отвечает за: правильность заполнения товарных документов |
||
|
Торговый представитель |
Обязанности: развитие торговой территории, увеличение клиентской базы, контроль за выполнение обязанностей покупателей о купле-продаже товара. Отвечает за: продажу товара, выполнение планов продаж |
||
|
Супервайзер |
Обязанности: организует полностью работу торговых представителей, проводит обучение новичков. Отвечает за: выполнение торговых планов |
||
|
Бухгалтер |
Обязанности: обеспечивает организацию бухгалтерского учета, контроль за рациональным использованием всех ресурсов. Отвечает за: сохранность вверенных ему финансовых ресурсов |
||
|
Обязанности: действует согласно положения о бухгалтерском учете и других нормативных актов. Отвечает за: сохранность денег |
|||
|
Кладовщик |
Обязанности: учет товарных запасов на складе, выдача необходимого товара Отвечает за: складирование, хранение товара |
||
|
Водитель |
Обязанности: доставка товара по торговым точкам. Отвечает за: своевременную доставку товара |
||
|
Обязанности: погрузка и разгрузка товара. Отвечает за: сохранность, целостность товара при погрузке |
Подобные документы
Сущность коммуникационного процесса, его структура и основные этапы, значение в деятельности организации. Оценка качества коммуникаций и эффективности управления. Виды внутрифирменных и внешних коммуникаций, типы барьеров и методы их преодоления.
курсовая работа , добавлен 09.03.2010
Понятие, значение и элементы коммуникаций, их виды и формы в организации. Анализ координации взаимодействия подразделений в управленческой деятельности. Барьеры на пути эффективных коммуникаций и основные пути совершенствования коммуникационного обмена.
курсовая работа , добавлен 21.06.2012
Понятие коммуникаций, их роль в менеджменте. Содержание коммуникационного процесса, его этапы. Характеристика ООО "Volga marketing family". Исследование коммуникационного процесса в управлении организацией. Рекомендации по коммуникации внутри организации.
курсовая работа , добавлен 25.11.2014
Понятие, элементы, содержание, классификация, типы и формы коммуникации. Информация как основной элемент коммуникативных систем. Характеристика основных этапов коммуникационного процесса. Анализ информационных технологий и коммуникаций в управлении.
курсовая работа , добавлен 01.06.2010
Обеспечение связи между организацией и средой, взаимодействия всех функций управления и согласованности принимаемых решений с помощью коммуникаций. Функции коммуникационного процесса. Основные типы коммуникаций. Формы организационных коммуникаций.
презентация , добавлен 24.10.2012
Сущность процесса коммуникации. Семь основных структурных компонентов процесса коммуникации. Возникновение семантических барьеров. Анализ этапов коммуникационного процесса. Коммуникация как функция управления. Коммуникативное поведение руководителя.
курсовая работа , добавлен 24.11.2010
Развитие коммуникаций в системе управления. Коммуникации: понятие, виды, их характеристика. Эффективность коммуникаций в менеджменте. Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика. Информации в коммуникационном процессе.
курсовая работа , добавлен 11.10.2010
Теоретические аспекты коммуникаций в организации: понятие, классификация, барьеры, возникающие в процессе коммуникации, каналы коммуникации. Исследования особенностей коммуникационного процесса внутри крупной компании, поиск направлений его оптимизации.
курсовая работа , добавлен 20.10.2012
Сущность и классификация коммуникаций. Определение коммуникационного процесса в управлении. Понятие межличностных коммуникаций. Взаимодействие между элементами управленческой структуры. Развитие электронных коммуникаций. Модели коммуникаций и их элементы.
курсовая работа , добавлен 15.10.2009
Элементы и этапы коммуникациооного процесса. Коммуникационные барьеры. Межличностные и организационные коммуникации. Роль информационных технологий в совершенствовании коммуникационного процесса. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
- УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ КОММУНИКАЦИЯ
- КОММУНИКАЦИЯ
- РУКОВОДИТЕЛЬ
- ОРГАНИЗАЦИЯ
- ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
- УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
В статье рассматривается роль коммуникаций в системе управления. В современных условиях коммуникация является основой жизнедеятельности каждой фирмы, организации, предприятия.
- Деловые совещания как вид управленческой деятельности
Человек – «существо социальное». Это означает, что он живет среди людей и осуществляет свою жизнедеятельность (достигает целей, удовлетворяет потребности, трудится) не иначе как через взаимодействие, общение с другими людьми – общение контактное, опосредованное или воображаемое.
Общение является атрибутивным свойством человека, основным способом его жизнедеятельности в обществе. А для делового человека искусство общения представляет собой важнейшее профессиональное качество, так как коммуникация выступает главным средством реализации задач управления, бизнеса .
Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию. Поэтому овладение искусством делового общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься. Но особенно важно умение общаться для деловых людей: предпринимателей, менеджеров, людей, занятых в сфере управления .
Коммуникация в системе управления – официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.
С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:
- форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,
- социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.
Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения – субъективная составляющая коммуникационного процесса .
Взаимодействие обеспечивается и выражается через:
- систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;
- распределение функций (горизонтальная специализация);
- субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);
- систему коммуникаций – средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).
Управленческая деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса – при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.
Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента:
- Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию.
- Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.
- Канал, средство передачи информации.
- Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Управленческие коммуникации образуют несколько блоков:
А – коммуникации, обслуживающие органы управления . Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.
Б – коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.
В – коммуникации, обращенные к обществу , часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.
Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке.
На эффективность работы и сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей .
Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.
Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая . Связи между передающей стороной (коммутатор – руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.
При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.
Многозвенная структура коммуникации – наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.
В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.
Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.
В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры – важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им .
Руководитель – это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли:
- пользователя информации – внешней и внутренней, поступающей в организацию;
- распространителя информации – не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);
- предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности) .
Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.
- Прием на работу . Задача – убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике.
- Ориентация . Задача – ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.
- Индивидуальная оценка сотрудников . Задача – сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.
- Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача – представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.
- Обеспечение дисциплины . Задача – ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение.
- Функционирование . Задача – обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.
Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя .
Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации .
- Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.
- Отсутствие у организации обратных связей.
- Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.
- Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.
В заключение отметим, что реализуя себя в качестве менеджера, мы имеем дело не только с ресурсами, машинами, продуктами, не только с производственными, снабженческими и бытовыми процессами, различными документами, но мы постоянно работаем с людьми – руководим подчиненными, советуемся со специалистами, общаемся с трудовым коллективом. От того, насколько хорошо мы это делаем, зависит наша репутация и авторитет, а, соответственно, и успех общего дела .
Список литературы
- Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. – Уфа: Башкирский ГАУ, 2013. – 176 с.
- Игебаева Ф.А. Культура делового общения и особенности ее проявления в деятельности менеджера // Проблемы и перспективы социально-экономического развития современной России. Сборник статей II Всероссийской научно-практической конференции.– Саратов: Изд-во «КУБиК», 2010. – С. 92 – 95.
- Игебаева Ф.А. Коммуникативная компетентность как важнейшее профессиональное качество современного специалиста // Современное государство: проблемы социально-экономического развития. Сб. статей II Международной научно-практической конференции. – Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2013. – С.122 – 124.
- Игебаева Ф.А. «Деловые коммуникации» в формировании профессиональных компетенций современного выпускника агроуниверситета // Аграрный вестник Урала. Всероссийский научный аграрный журнал, 2013, № 11 (117), С.60 – 62.
- Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – СПб: Знание, ИВЭСЭП, 2001. – 496 с.
- Бороздина Г.В. Психология и этика делового общения: Учебник для бакалавров. М.: Издательство Юрайт, 2012. – 463с.
- Васильева Д. Н. Основы культуры речи. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 1990. – 236 с.
- Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 – 119.
- Игебаева Ф.А. О профессиональной подготовке студентов аграрного университета по новым образовательным программам // Социально-политические науки. Международный межвузовский научный рецензируемый журнал. Москва, Издательский дом «Юр-ВАК», 2014, № 3 – С.53 – 55.
- Игебаева Ф.А. Овладение речевой культурой – залог успеха делового человека. // В сборнике: Психология и педагогика современного образования в России. II Международная научно-практическая конференция. Сборник статей. 2007. – С.194 –196.
- Игебаева Ф.А., Шакиров И.Р. Речь как средство формирования профессионально-ориентированной коммуникации. В сборнике: Социально-экономические аспекты развития современного государства. Материалы международной научно-практической конференции. 2014. С. 96 – 98.
- Игебаева Ф.А. Значение нравственного фактора в управлении и бизнесе //Инновационные процессы в управлении предприятиями и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2010. С. 34 – 36.
- Игебаева Ф.А. К вопросу о повышении эффективности управленческой деятельности на предприятиях АПК // Социально-политические науки. Международный межвузовский научный рецензируемый журнал. Москва, Издательский дом «Юр-ВАК», 2013, № 3 – С.13 – 15.
- Игебаева Ф.А. Современный руководитель АПК: каким он должен быть (на примере Республики Башкортостан) // Аграрный вестник Урала. Всероссийский научный аграрный журнал, 2014, № 6 (124), С.105 – 108.